• создание и редактирование проектов;
• формирование команды проекта, списков спонсоров и заинтересованных лиц;
• создание задач, поручений, мероприятий, инцидентов и прочих объектов в рамках проекта;
• организация структуры задач;
• различные способы представления структуры задач, включая диаграмму Ганта;
• управление финансами;
• контроль выполнения проекта;
• оценки эффективности реализации проекта на основе базовых планов;
• учет рабочего времени в рамках проекта;
• расширение информационных полей проекта;
• библиотека файлов;
• обсуждения;
• объединение проектов в проектные группы и установка связей между проектами;
• сохранение структуры задач и команды исполнителей в виде шаблонов;
• отчеты и статистика;

Задачи являются основными структурными единицами проекта. Новая задача может быть поставлена только в рамках какого-нибудь проекта, в отличие от инцидентов, поручений и мероприятий которые могут быть созданы независимо. Кроме того, задача может быть создана только менеджером текущего проекта или любым пользователем группы «Руководители». Пользователи группы «Проект-менеджеры» могут ставить задачи лишь в рамках своих проектов. Чтобы создать новую задачу, воспользуйтесь пунктом «Новая задача» меню «Создать» на странице «Просмотр проекта».

На странице создания новой задачи вам необходимо заполнить три группы информационных полей.

Первая группа — «Общая информация»: название, описание, менеджер задачи. Также вы можете сразу прикрепить к создаваемой задаче файл. Для этого воспользуйтесь кнопкой «Обзор».

Вторая группа — «Информация состояния»:  даты начала и завершения задачи, приоритет, тип завершения.

Если для завершения задачи достаточно, чтобы свою работу выполнил хотя бы один исполнитель, выберите тип завершения «Любой может завершить». Если же для завершения задачи необходимо выполнения работы всеми исполнителями, выберите тип завершения «Каждый должен завершить». В первом случае задача будет считаться выполненной, как только один из исполнителей выставит для себя 100% завершение задачи. Во втором — только тогда, когда все исполнители выставят 100% завершение задачи.

Отметьте флажок «Должно быть подтверждено менеджером», если необходимо, чтобы завершение задачи требовало подтверждения менеджера.

Отметьте флажок «Веха», если вы создаете задачу-веху. Особенностью задачи – вехи является отсутствие исполнителей и «мгновенность», т.е. отсутствие продолжительности во времени. Задачи такого типа могут отражать в структуре задач проекта некие события или факты, имеющих для проекта существенное значение, наступление (или не наступление) которых не зависит от участников проекта. При создании задачи-вехи существует возможность выбрать фазу, в которую переходит проект в момент завершения вехи.

Третья группа — «Информация о категориях»: общие категории и исполнители. Если в списке общих категорий нет нужной вам категории, воспользуйтесь кнопкой «Редактировать справочник», чтобы внести нужную запись.

Вы можете сразу выбрать исполнителей задачи. Отметьте флажок «Должны подтвердить», если вы хотите предоставить выбранным исполнителям право отказаться от выполнения задачи. Кроме того, вы можете воспользоваться кнопкой «Сохранить и назначить», чтобы назначить исполнителей.

Замечание: если создаваемая задача отмечена как «Веха», назначить исполнителей для нее будет невозможно. В этом случае вы сразу окажетесь на странице просмотра информации о задаче. 

После внесения всей необходимой информации нажмите «Сохранить». Если вы отметите флажок «Остаться на странице «Новая задача»», после сохранения текущего проекта вы вновь окажетесь на странице создания новой задачи. Используйте эту функцию, когда вам необходимо быстро создать несколько задач подряд.

Если вы нажали кнопку «Сохранить и назначить», откроется окно «Исполнители». Те пользователи, которых вы отметили в окне «Исполнители» при создании задачи, будут уже выбраны. Исполнителями задачи теперь могут быть не только члены команды проекта, но и любые другие пользователи системы. Пользователи, не входящие в команду проекта, будут иметь доступ только к задаче и не смогут просматривать проект, которому данная задача принадлежит.

Любому выбранному исполнителю можно предоставить права менеджера. Эти права будут распространяться только на текущую задачу. Для того чтобы предоставить выбранному пользователю такие права, отметьте флажок «Менеджер». После внесения всей необходимой информации нажмите кнопку «Сохранить».

Замечание: если вы назначаете исполнителей непосредственно со страницы создания новой задачи, то действие флажка «Должны подтвердить» распространяется на всех выбранных пользователей. Если же вы используете окно назначения исполнителей, то вы имеете возможность предоставлять или не предоставлять право отказа от выполнения задачи каждому пользователю в отдельности. 

Перед тем как назначить задачу исполнителю вы можете просмотреть его занятость в других задачах и поручениях, участие в мероприятиях.

Поручения.

Поручение может быть создано любым пользователем портала. Чтобы создать новое поручение воспользуйтесь кнопкой «Новое поручение» меню «Создать» верхней панели инструментов или пунктом «Новое поручение» меню «Создать» на странице «Просмотр проекта» в том случае, если вы хотите создать поручение в рамках некоторого проекта.

На странице создания нового поручения вам необходимо заполнить два блока информационных полей.

Первый блок — «основная информация»:

— название  и описание поручения;

—менеджер;

Вы можете выбрать менеджера поручения, только если вы являетесь пользователем группы «Руководители». Выбрать менеджера вы можете только из числа проект-менеджеров.

— проект, в рамках которого будет выполняться поручение.

Если вы создаете поручение в рамках какого-либо проекта, менеджером поручения автоматически становится менеджер выбранного проекта.

Второй блок — «Состояние и категории»:

— дата начала, крайний срок выполнения, планируемые трудозатраты;

— общие категории, приоритет;

— тип завершения.

Отметьте флажок «Должно быть подтверждено менеджером», если необходимо, чтобы  поручение завершалось только после подтверждения завершения менеджером.

Вы можете присоединить к создаваемому поручению один файл. Для этого воспользуйтесь кнопкой обзор в блоке «Вложения». Другие необходимые документы вы можете прикрепить позже, со страницы просмотра информации о поручении.  

После того, как внесена вся необходимая информация, нажмите кнопку «Сохранить». Также вы можете воспользоваться кнопкой «Сохранить и назначить». В этом случае вы сразу окажетесь на странице формирования списка исполнителей поручения. Если вам требуется быстро создать несколько поручений подряд, перед сохранением отметьте флажок «Остаться на странице «Новое поручение». Тогда, нажав кнопку «Сохранить», вы сразу окажетесь на странице «Новое поручение», минуя страницу «Просмотр поручения».

В дальнейшем, при необходимости, вы сможете изменить внесенную при создании  информацию, воспользовавшись кнопкой «Редактировать», за исключением типа завершения, и необходимости подтверждения завершения менеджером.

Помимо обычных поручений существуют два специальных типа поручений: поручения по документам и поручения по инцидентам. Такие поручения создаются со страниц просмотра соответствующих объектов. Подробная информация представлена в документе "MaGRul. руководство пользователя".

Просмотр информации о поручении.

После создания нового поручения вы окажетесь на странице просмотра информации о созданном поручении. Страница «Просмотр поручения» пять вкладок:

«Общее»:

— список исполнителей;

— списки последних прикрепленных документов и комментариев;

— список последних листов учета времени;

— окно управления поручением.

«Детали»:

— информация, внесенная в момент создания поручения;

— блоки настраиваемых полей, определенных для просматриваемого поручения.

«Библиотека»:

— все прикрепленные к поручению файлы.

«Обсуждение»:

— все опубликованные комментарии к текущему поручению.

«Финансы»:

— информация о расходах на реализацию поручения.

Вкладка «Финансы» доступна только в том случае, если поручение связано с некоторым проектом.

Создавая новое поручение или новую задачу, вы можете сразу назначить исполнителей. Для этого на странице создания новой задачи (поручения) нажмите кнопку «Сохранить и назначить».

В появившемся окне выберите необходимых сотрудников и нажмите кнопку «Добавить». В правой части окна будет отображаться список выбранных сотрудников. Если вы поставите флажок «Должен подтвердить», то выбранный сотрудник будет иметь возможность отказаться от выполнения поручения. После того, как список сотрудников сформирован, нажмите кнопку «Сохранить».

Выбирая исполнителей для задачи или поручения, вы можете оценить их загруженность. Для этого в окне «Исполнители» нажмите «Занятость». На диаграмме будет представлена занятость выбранных исполнителей в работе над другим задачами, поручениями, мероприятиями и инцидентами.  

В любой момент вы можете  перейти к редактированию списка исполнителей, выбрав пункт «Исполнители» меню «Действия» на странице просмотра задачи (поручения). Кроме того, вы можете воспользоваться кнопкой «Изменить» в правом верхнем углу окна «Исполнители» на странице «Просмотр задачи — Главное» («Просмотр поручения — Главное»).

 Управление задачами и поручениями

На вкладке «Общее» страницы просмотра задачи (поручения) находится окно управления. Инструменты управления задачами и поручениями абсолютно одинаковы.

Если вы являетесь исполнителем текущего поручения, то в окне управления вы можете установить степень завершенности поручения и внести информацию о затраченном на его выполнение времени в определенный день. Эта информация будет учтена в соответствующей строке учета времени.

На основании информации о степени завершенности поручения каждым исполнителем вычисляется степень завершенности поручения в целом: средний процент по всем исполнителям, если тип завершения поручения — «Каждый должен завершить», и максимальный процент среди всех исполнителей, если тип завершения — «Любой может завершить».

Если вы менеджер текущего поручения, вы можете приостановить его выполнение, воспользовавшись кнопкой «Приостановить». В этом случае вам будет доступна кнопка «Возобновить», которая позволит продолжить выполнение поручения.

Вы можете счесть поручение выполненным. В этом случае воспользуйтесь кнопкой «Завершить». Завершение поручения (задачи) может быть отменено (кнопка «Отменить»).

В этом случае задача с типом завершения «Каждый должен завершить» вновь появится в списке задач исполнителей со статусом 50%.